Com a inserção dos documentos no sistema de Gestão Documental da Guardião Digital, sua empresa ficará segura que está totalmente adequada à LGPD, tornando possível determinar exatamente quem pode ou não ter acesso às informações e documentos – sendo esse um dos requisitos da lei em vigor.
Antes de fechar negócios com uma empresa de digitalização ou guarda de documentos, questione que mudanças ela fez para atender a LGPD.
Sua empresa está adequada a LPGD? Para entender melhor, confira depois o conteúdo exclusivo que criamos com mais detalhes sobre a LGPD e o que sua empresa deve fazer.
Armazenar documentos é um processo complexo e de grande responsabilidade. Os escritórios de RH, contabilidade e muitas outras empresas são responsáveis legalmente por manter e guardar os documentos.
Isso significa que um documento arquivado errado, registros incorretos, descarte sem amparo legal, ou até mesmo se o documento se deteriorar por ação do tempo e acondicionamento incorreto, as empresas poderão ser responsabilizadas legalmente.
Com o serviço de Digitalização da Guardião Digital um backup da informação é criado, assim você consegue restituir um documento mesmo em casos de um desastre.
Aliado à digitalização, terceirizar a guarda dos documentos físicos para uma empresa competente, além de evitar possíveis problemas futuros, mantém a informação segura e confidencial. Terceirizar a guarda de documentos também ajudará a liberar espaço, reduzir custos das áreas destinadas ao arquivo e folha pessoal. Procure a Guardião Digital e saiba os cases de sucesso que temos na área da sua empresa.
Dica: Sempre faça uma visita antes de fechar contrato para ter certeza que todos os requisitos legais são realmente colocados em prática, que a empresa não possui riscos de acondicionamento, e que o prometido em proposta realmente existe.
Sabemos que separar e classificar vários documentos é complicado. Classificar funcionários ativos e inativos, lidar com registros incorretos, ter que encontrar estes documentos fisicamente e retirá-los para uso leva tempos consideráveis.
Por exemplo: quando sua empresa precisa de algum documento para fins de processo judicial, alguém terá que parar o que está fazendo, procurar todos os registros, copiá-los e entregá-los para fornecer à justiça. Como está a sua organização para esse cenário?
Com o sistema de Gestão Documental, GED da Guardião Digital, você poderá acessar documentos rapidamente, em poucos cliques. A resposta será instantânea e seu tempo valioso será economizado. Além disso, os documentos são classificados por tipo, data, setor e muito mais, ajudando a localizar um documento específico rapidamente.
Investir na digitalização e guarda terceirizada também trará economia a curto prazo. Hoje a maioria das empresas precisam dispor de salas para o arquivo, que poderiam ser transformadas em outros espaços de produção da sua empresa, ou até mesmo precisam investir em locação de espaços externos, galpões, traslado de documentos e equipes para organizar e arquivar os documentos.
Toda essa estrutura significa investimentos altos e recorrentes. Assim, investir na Gestão de Documentos e Guarda terceirizada com digitalização, significa redução de custos, e em algumas situações, de forma imediata.
Digitalizar e guardar documentos com a Guardião Digital é muito simples e através do GED da Guardião Digital, todos os dados dos os seus dados são tratados com segurança e confidencialidade, atendendo aos requisitos da LGPD na íntegra.