A Digitalização é um processo de transformação do documento em papel físico para imagem digital, sendo esta a primeira fase da gestão digital dos documentos.
Essa conversão do físico para o digital tem procedimentos rígidos, a fim de seguir todos os requisitos de segurança para que a informação no documento possa ser lida e reproduzida da mesma forma do original, inclusive atendendo qualquer exigência legal.
A Guardião Digital e seus profissionais possuem certificações internacionais em projeto, arquitetura e execução de soluções de digitalização de documentos, microfilmagem e impressão consciente.
Digitalizamos através de scanners de última geração e alta produção, garantindo máxima fidelidade ao documento original, transformando os arquivos em papel para arquivos digitais, com o objetivo de proteger, ordenar, agilizar e facilitar a consulta de milhões de documentos. Nossos equipamentos e tecnologias possibilitam uma elevada capacidade de captura, reconhecimento (OMR, ICR, OCR, Código de Barras, Código QR) e extração automática de textos e informações.
Confira nosso texto com 5 razões para digitalizar os documentos da sua empresa com a Guardião Digital:
Confira no infográfico abaixo algumas fases do processo de digitalização da Guardião Digital.
A etapa 5 de indexação dos documentos digitalizados, por exemplo, pode ser realizada mediante uso de diversos parâmetros, de campos fixos e de campos configuráveis: filial, departamento, setor, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema às suas necessidades.
As imagens digitalizadas pela Guardião Digital podem ficam armazenadas em nossos servidores, através do nosso sistema de Gestão Documental, onde uma cópia dos seus dados são guardadas simultaneamente em três diferentes Data Centers privados de alta segurança estabelecidos nas três principais capitais do país.
O processo de digitalização é realizado na Guardião Digital de forma a manter a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil de acordo com a Lei Federal Nº 12.682 de 9 de julho de 2012 que concede valor jurídico aos documentos digitalizados.
Nosso processo de digitalização, sistema e configurações foram elaborados seguindo modelos internacionais como o General Data Protection Regulation (GDPR), lei aplicável a todos os países da União Europeia (UE), e o California Consumer Privacy Act of 2018 (CCPA), nos Estados Unidos da América. Estes modelos de proteção de dados inspiraram a LGPD, a qual entrou em vigor em setembro de 2020 no Brasil.
Todo o sistema de Gestão Documental da Guardião Digital está preparado para pleno atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – Lei nº 13.709/2018. Assim, a sua empresa poderá ter a segurança que está adequada à legislação.